1) Verantwortliche und gemeinsame Verantwortlichkeit

1.1 Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Website. Im Folgenden informieren wir Sie über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

1.2 Für die Datenverarbeitung auf dieser Website sind im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO):

• Dobrinka Groß, Lu-Röder-Straße 7, 64331 Weiterstadt, Deutschland, Tel.: +49 (0) 6150 9613210, E-Mail: info@buchhaltung360.info („Partner Deutschland“)

• eAccounting 360 DeCy Ltd, Anthypolochagou Georgiou M. Savva 26, Shop 1–2, 8201 Paphos, Zypern, Tel.: +357 99 062920, E-Mail: info@eaccounting360.info („Partner Zypern“)

1.3 Das Wesentliche unserer Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO: Partner Deutschland ist zuständig für die Inhalte der Website, die Bearbeitung von Kontaktanfragen, die Erfüllung der Informationspflichten und die Bearbeitung von Betroffenenanfragen; Partner Zypern ist zuständig für Technik und Hosting-Administration. Sie können Ihre Rechte aus der DSGVO ungeachtet dieser Aufgabenverteilung gegenüber jedem der beiden Verantwortlichen geltend machen (Art. 26 Abs. 3 DSGVO). Zentrale Anlaufstelle für Datenschutzanfragen: Partner Deutschland, info@buchhaltung360.info.

2) Datenerfassung beim Besuch unserer Website

2.1 Bei der bloß informatorischen Nutzung der Website erheben wir nur die Daten, die Ihr Browser an den Server übermittelt (Server-Logfiles): besuchte Seite, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, übertragene Datenmenge, Herkunftsquelle/Verweis, verwendeter Browser, verwendetes Betriebssystem, IP-Adresse (ggf. anonymisiert). Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an Stabilität und Funktionalität der Website. Eine Weitergabe oder anderweitige Verwendung findet nicht statt; eine nachträgliche Prüfung behalten wir uns bei konkreten Anhaltspunkten für eine rechtswidrige Nutzung vor.

2.2 Diese Website nutzt zum Schutz der Übertragung personenbezogener Daten eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung, erkennbar an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Browserzeile.

3) Hosting & Content-Delivery-Network

3.1 Unsere Website wird bei Wix gehostet. Anbieter ist Wix.com Ltd., 40 Namal Tel Aviv St., 6350671 Tel Aviv, Israel. Die auf unserer Website erhobenen Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Für Israel besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO). Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Schutz der Daten unserer Seitenbesucher sicherstellt und eine unberechtigte Weitergabe an Dritte untersagt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3.2 Wir nutzen ein Content Delivery Network der Google Ireland Limited, Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Irland, um Mediendateien schneller auszuliefern. Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an Stabilität und Funktionalität der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Daten können auch an Google LLC, USA, übertragen werden; der Anbieter ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

4) Cookies

Wir verwenden auf unserer Website Cookies, also kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Dabei unterscheiden wir vier Kategorien:

Unbedingt erforderliche Cookies sind für den Betrieb der Website notwendig, etwa für Sicherheit, Identitätsprüfung, Netzwerkmanagement und Formularfunktionen. Sie können nicht deaktiviert werden. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer funktionierenden Website.

Funktionale Cookies ermöglichen zusätzliche Komfortfunktionen, etwa das Speichern Ihrer Einstellungen. Analyse-Cookies helfen uns zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird. Marketing-Cookies können eingesetzt werden, um Inhalte auf Ihre Interessen abzustimmen.

Cookies dieser drei Kategorien setzen wir ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung erteilen Sie über das in Ziffer 6.3 beschriebene Cookie-Consent-Tool. Sie können Ihre Auswahl jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website ändern oder widerrufen.

Darüber hinaus können Sie Ihren Browser so einstellen, dass Cookies abgelehnt oder nur nach Nachfrage gesetzt werden; die Funktionalität der Website kann dann eingeschränkt sein.

5) Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme (z. B. per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon) werden personenbezogene Daten erhoben. Welche Daten im Falle des Kontaktformulars erhoben werden, ist aus dem Formular ersichtlich. Diese Daten werden ausschließlich zur Beantwortung Ihres Anliegens und für die damit verbundene technische Administration verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages zielt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ihre Daten werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6) Eingesetzte Dienste

6.1 Microsoft 365 (einschließlich OneDrive und SharePoint). Wir nutzen Microsoft 365 für unsere Geschäftsprozesse, Datenablage und Zusammenarbeit. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, Dublin 18, Irland. Die Speicherung erfolgt in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer effizienten internen Organisation bzw. gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen von Mandatsverhältnissen. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; etwaige Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.

6.2 Microsoft Teams. Für Online-Meetings und Videokonferenzen nutzen wir Microsoft Teams (Anbieter wie 6.1). Verarbeitet werden je nach Ihren Angaben insbesondere Anmeldedaten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer) und Sitzungsdaten (Thema, Teilnehmer-IP-Adresse, Geräteinformationen) sowie Bild- und Tonbeiträge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings der Vertragserfüllung dienen, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der effektiven Durchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; für US-Übermittlungen gilt das EU-US Data Privacy Framework.

6.3 Cookie-Consent-Tool. Zur Einholung wirksamer Einwilligungen für einwilligungspflichtige Dienste nutzen wir ein Cookie-Consent-Tool. Einwilligungspflichtige Dienste werden erst nach Ihrer Einwilligung geladen. Das Tool setzt technisch notwendige Cookies zur Speicherung Ihrer Präferenzen. Soweit dabei personenbezogene Daten (z. B. die IP-Adresse) verarbeitet werden, erfolgt dies gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO zur Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten im Einwilligungsmanagement.
6.4 WhatsApp. Auf unserer Website verlinken wir unseren WhatsApp-Kontakt. Anbieter ist WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, ein Unternehmen der Meta-Gruppe. Wenn Sie uns über diesen Link kontaktieren, werden Ihre Rufnummer, Ihr Profilname und die Inhalte Ihrer Nachrichten über WhatsApp verarbeitet; dabei können Daten auch an Meta Platforms, Inc. in den USA übermittelt werden. Der Anbieter ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Auf den Umfang der Verarbeitung durch den Anbieter haben wir keinen Einfluss; Einzelheiten entnehmen Sie dessen Datenschutzbestimmungen. Die Nutzung ist freiwillig – alternativ erreichen Sie uns per E-Mail, Telefon oder über unser Kontaktformular. Rechtsgrundlage für die Bearbeitung Ihrer Anfrage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an einer unkomplizierten Kontaktmöglichkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen den Nachrichtenverlauf, sobald Ihr Anliegen abschließend geklärt ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7) Verarbeitung von Mandantendaten (Auftragsverarbeitung)

7.1 Bei der Erbringung unserer Buchführungs- und Lohnabrechnungsleistungen verarbeiten wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Mandanten. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist insoweit der jeweilige Mandant; der jeweilige Vertragspartner des Mandanten handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages nach Art. 28 DSGVO.

7.2 Im Rahmen der Kooperation „Buchhaltung 360°" wird der jeweils andere Kooperationspartner als Unterauftragsverarbeiter eingesetzt und im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt: eAccounting 360 DeCy Ltd, Paphos, Zypern, bzw. Dobrinka Groß, Weiterstadt, Deutschland. Weitere Unterauftragsverarbeiter sind 1&1 IONOS SE, Montabaur (Serverhosting für die Buchhaltungs- und Lohnsoftware sowie E-Mail- und Domain-Hosting, Rechenzentren in Deutschland), Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin (Microsoft 365/OneDrive, Speicherung in EU-Rechenzentren) sowie die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg (Softwarehersteller, Zugriff nur bei Support und Fernwartung). Mit allen bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO; die jeweils aktuelle Liste ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrages mit dem Mandanten.

7.3 Sofern unsere Mandanten weitere Buchhaltungssysteme bereits einsetzen, können wir auf deren Wunsch in diesen Systemen arbeiten (z. B. DATEV, Lexoffice, sevDesk, easybill, FastBill, BuchhaltungsButler); maßgeblich sind dann die Auftragsverarbeitungsverträge des Mandanten mit dem jeweiligen Anbieter.

7.4 Sämtliche Mandantendaten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert; ein Zugriff aus Zypern ist eine EU-interne Verarbeitung.

8) Rechte des Betroffenen

8.1 Ihnen stehen als betroffene Person folgende Rechte zu: Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Unterrichtung (Art. 19 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Zuständige Aufsichtsbehörden sind insbesondere der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Wiesbaden, sowie für Partner Zypern das Office of the Commissioner for Personal Data Protection, Nikosia, Zypern. Sie können Ihre Rechte gegenüber jedem der beiden gemeinsam Verantwortlichen geltend machen; Anfragen bearbeitet zentral Partner Deutschland (info@buchhaltung360.info).

8.2 Widerspruchsrecht: Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage unseres überwiegenden berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch mit Wirkung für die Zukunft einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Im Falle des Widerspruchs beenden wir die Verarbeitung der betroffenen Daten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Werden Ihre Daten zur Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO); wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr zu diesem Zweck.

9) Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten bemisst sich nach der jeweiligen Rechtsgrundlage, dem Verarbeitungszweck und – sofern einschlägig – der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (z. B. handels- und steuerrechtliche Fristen nach § 257 HGB und § 147 AO). Bei Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung speichern wir die Daten, bis Sie die Einwilligung widerrufen. Bei Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO löschen wir die Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder -anbahnung erforderlich sind. Bei Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO speichern wir die Daten, bis Sie Ihr Widerspruchsrecht ausüben, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor. Im Übrigen löschen wir personenbezogene Daten, wenn sie für die verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

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